Oddělení kanceláře starosty
Náplň činnosti:
Je výkonným orgánem Starosty MČ, zástupců Starosty, Zastupitelstva, Rady a jejich orgánů, servisu členům Zastupitelstva, a to v rámci samostatné působnosti MČ.
• vykonává pokyny starosty a plní další úkoly dle pokynů starosty
• zajišťuje administrativní práce a organizační služby pro starostu
• vede spisovou službu kanceláře starosty, eviduje došlou a odeslanou poštu starosty
• sleduje termínové plnění korespondence starosty, petic, usnesení rady a zastupitelstva podle pokynů starosty provádí kontrolu plnění jeho rozhodnutí
• eviduje a organizuje schůzky starosty
• zakládá, organizuje a shromažďuje materiály pro konání Zastupitelstva, odpovídá za distribuci materiálů zastupitelům, pořizuje zápis z jednání zastupitelstva, upravuje výsledné materiály do konečného zápisu, tvoří soubor Usnesení zastupitelstva
• zakládá, organizuje a shromažďuje materiály pro konání Rady, odpovídá za distribuci materiálů radním, pořizuje zápis z jednání rad, upravuje výsledné materiály do konečného zápisu, tvoří soubor Usnesení rady
• přijímá od občanů petice, předává je příslušným odborům k vyřízení a informuje o nich starostu.
Podatelna
• přijímá, eviduje, třídí a odesílá poštu elektronickou cestou prostřednictvím elektronické spisové služby
• zajišťuje vyzvedávání a odvoz pošty
• provádí evidenci přijaté pošty přes e-spis, její rozdělení na jednotlivé odbory
• přijímá a přeposílá e-mailovou poštu a datové zprávy
• zpracovává odeslanou pošty na frankovacím stroji pro ÚMČ, sleduje výši kreditu, jeho doplňování a údržba frankovacího stroje, vyplňuje formulářů pro zajišťování bonusu pro frankovací stroje
• vyzvedávání a evidence přijaté a odeslané pošty z MHMP
• poskytování kopírovacích služeb pro občany, vyúčtování a vedení pokladní knihy
• provádí výdej Újezdského Zpravodaje
• poskytuje informace občanům
• zajišťuje přepojovaní telefonických hovorů a poskytování informací po telefonu
• provádí prodej vstupenek na vybrané kulturní akce
• vede Kalendárium
Související témata: Úřad městské části
Osoba odpovědná za aktuálnost informací: Kartousová Dana